שרון בן שחר

הדרך לדוח אחריות תאגידית

שרון בן שחר
הזמן: שלושה ימים לפני מועד פרסום דוח האחריות התאגידית השלישי של קבוצת לאומי, שעת בין ערביים

הזמן: שלושה ימים לפני מועד פרסום דוח האחריות התאגידית השלישי של קבוצת לאומי, שעת בין ערביים. המקום: משרדי הנהלת בנק לאומי. האווירה: לחוצה משהו, העייפות מתחילה לתת את אותותיה אחרי כמעט אחד עשר חודשים ויום עבודה שהחל בחמש לפנות בוקר. בחדרים הסמוכים כולם עובדים במרץ, מתקנים, מעדכנים ומתכוננים לשעת השין. 
כאמור, עוד שלושה ימים אנחנו מפרסמים דוח אחריות תאגידית לשנים 2009 – 2010. למעשה אנחנו משיקים אתר אינטרנט ייעודי, שמתארח כאן – בלאומי בלוג, ומוקדש כל כולו לדיווח על הביצועים הכלכליים-חברתיים-סביבתיים שלנו, לקידום יוזמות חדשות בתחום ולניהול דיאלוג ישיר אתכם – מחזיקי העניין שלנו.

דיווחי אחריות תאגידית הם עדיין נחלתן של החברות הגדולות בישראל. בין היתר, משום שהדרך לפרסום של דוח כזה היא ארוכה, מורכבת ותובענית. לטובת אלה ששוקלים ליטול על עצמם את מחויבות הדיווח, החלטתי להעלות על הכתב את השלבים המרכזיים בדרך למימושו, משלב התכנון ועד לפרסום הדוח הסופי.

רגע לפני, אני רוצה להתחיל עם מסר מרכזי אחד: שותפים, שותפים, שותפים. החל מהנהלת החברה, דרך העובדים וכלה בספקים חיצוניים שמלווים את עבודת הכתיבה וההפקה . פוסט שלם כבר הוקדש ל“בדידותם של מנהלי האחריות התאגידית”. בדידות, הגם שלא בחרנו בה ביום יום, היא פריבילגיה שלא עומדת לרשותנו בתהליך הדיווח. התהליך מזמן לנו, מנהלי האחריות התאגידית, אתגר גדול: לפרוץ את מעטה הבדידות ולגייס את כולם למשימה.

ועכשיו ל- 12 השלבים לכתיבת דוח אחריות תאגידית של חברה:

 תכנון הפרויקט: לשלב התכנון נודעת חשיבות רבה. ראשית, יש להבין את המשימה – אם מחליטים לדווח על פי הפרמטרים הבינ”ל של ארגון ה (GRI (Global Reporting Initiative, כדאי לקרוא את חוברת האינדקס עבת הכרס של הארגון, להבין מהם היקפי הדיווח השונים (יש שלוש דרגות דיווח), מה כוללים האינדיקטורים, מה יידרש מהארגון לדווח ולחשוף והאם הדוח יועבר לבקרה חיצונית. שנית, יש להחליט מהן מטרות הדיווח: האם מדובר בשיפור תדמית החברה, ביצירת עניין בקרב משקיעים זרים, בדיאלוג עם מחזיקי עניין, או אולי בזרז לקידום תהליכים בתחומי אחריות תאגידית. הכל לגיטימי, אך כדאי לתת את הדעת על המטרות כבר בשלב הזה, משום שהחלטה זו תקבע את המסגרת התקציבית שלכם. בעת תכנון התקציב יש להתייחס לכל מרכיבי הפרויקט, לאמוד את חלקם של הספקים החיצוניים ולזכור שצריך לשלם גם ל- GRI עבור בדיקת הדוח. כדאי גם להקדיש מחשבה לנושא כח האדם. כשמדובר בחברה גדולה, או כמו במקרה שלנו – בדיווח על קבוצת חברות (בנק לאומי, חמש חברות בנות בישראל וחמש בחו”ל). מומלץ לדאוג לתכנון כח האדם שיעסוק בפרויקט. זו כמובן שאלה של תקציב ושל סדרי עדיפויות פנים ארגוניים, ויש לקחת זאת מראש בחשבון. לאחר מכן אפשר להתפנות לשרטוט תהליך עבודה שינחה אתכם ולקביעת לוח זמנים.

בחירת תֵמה רעיונית וקונספט עיצובי לדוח : תחום אחריות תאגידית הוא כל כך רחב והרבה מאד אנשים מתקשים להבין אותו כמכלול. כדי לחבר בין כל הנושאים השונים וליצור רצף ביניהם, רצוי למקד את הדיווח תחת רעיון מרכזי אחד הנוגע לתוכן, ולהתאים לו שפה וקונספט עיצובי.

מערך מובנה לאיסוף המידע: בהנחה שבחרתם לדווח על פי ה- GRI וברמה הגבוהה ביותר, תצטרכו להתמודד עם למעלה מ- 140 אינדיקטורים לדיווח. כדאי להכין שאלונים מובנים על פי האינדיקטורים האלה שיישלחו בשלב הראשון לכל הגורמים המדווחים בארגון. לאחר מכן, בהתאם לרעיון המרכזי שאותו בחרתם, ובהמשך לנתונים שתקבלו מהשאלונים, תוכלו לקבוע ראיונות עומק עם הגורמים הרלוונטיים שיאפשרו לכם איסוף מידע נוסף.

“התנעה” מסודרת בקרב השותפים לדיווח: מומלץ להקדיש זמן ולכנס את כל השותפים הפנים ארגוניים לכתיבת הדוח טרם היציאה לדרך. זו ההזדמנות לתאר להם את התמונה הכוללת של הדיווח על מטרותיו, תהליך העבודה ומורכבותו. רצוי כבר בשלב הזה להציג בפניהם את אופן איסוף המידע והיקפו.

איסוף, מיון ותיקוף:  האיסוף הראשוני של החומרים יהיה מגורמים מקצועיים בארגון, שמנהלים את הנושאים השונים של האחריות התאגידית ביום-יום. אני מניחה כי ברוב המקרים אתם תוצפו בהרבה מאד נתונים כמותיים ואיכותיים שצריך יהיה לעשות בהם סדר, למיינם ולסננם. לאחר שעשיתם זאת, תוכלו להתחיל לכתוב טיוטת דוח ראשונה. את הטיוטה יש להעביר תחילה לאישורים של אותם גורמים מקצועיים שסיפקו לכם את החומר ואחר כך, להעביר לאישור הגורמים הניהוליים. מספר הטיוטות שתכתבו עד לאישור סופי תלוי בכם, אבל מניסיון אישי אני יכולה להמליץ לכם על קיום סבב אישורים אחד בין גורמים מקצועיים ולאחריו אישור של גורמים ניהוליים.

 בקרה חיצונית: במידה והחלטתם לקיים תהליך של בקרת נאותות הדיווח באמצעות גורם חיצוני, רצוי להעביר לאותו גורם כבר את הטיוטה הראשונה. כדאי לסכם מראש על קבלת דוח פערים שיכלול הערות והמלצות להשלמה שתוכלו להסתייע בו בכתיבת הטיוטה השנייה.

 ליווי של ייעוץ משפטי: הדוח הוא מסמך רשמי ומחייב של החברה, ככל מסמך אחר. לא מעט נתונים נחשבים ל”רגישים”, אם מסיבות של סודות עסקיים או אחרים, ולכן כדאי להיות מלווים על ידי ייעוץ משפטי כבר בשלבים הראשונים. בנוסף, יועץ משפטי הוא בדרך כלל גורם פנים ארגוני שרואה את התמונה כולה, ויכול לסייע בידיכם בקבלת החלטות.

אישור סופי של הדוח בהנהלת החברה ובדירקטוריון: מאחר ומדובר במסמך רשמי ומחייב של החברה, כפי שכתבתי בסעיף הקודם, ראוי כי חברי הנהלת החברה והדירקטוריון יאשרו את הדוח ותכניו. יש לשלוח את הדוח לחברי ההנהלה/דירקטוריון זמן סביר לפני הדיון ולאפשר להם לקרוא אותו בעיון. זו הפעם השנייה שהצגתי את הדוח בפני הוועדה המנהלית של הדירקטוריון בלאומי (הוועדה שהוסמכה כוועדה לאחריות תאגידית) ולאחר מכן במליאת הדירקטוריון – ואני יכולה להעיד ממקור ראשון, כי מדובר בדיון ארוך, מקיף וממצה.

 השקה ותקשור: דוח אחריות תאגידית אינו “סחורה חמה” כמו הדו”ח השנתי הכספי של החברה. מחזיקי העניין השונים ובראשם העובדים, עדיין לא מצפים בכיליון עיניים לדוח, ועלינו מוטלת האחריות לשלוח להם את הדוח, לתקשר את תכניו ולעודד אותם לנהל עמנו דיון אודותיו. כדאי להשתמש בכל הערוצים הפנים ארגוניים והחוץ ארגוניים שעומדים לרשותכם כדי להשיג מטרה זו.

שלב התודות: מה שנכון בעולם האישי, תקף גם כאן: חשוב להודות לכולם. בראש ובראשונה לשותפים הפנים ארגוניים, לכל אותם עובדים שאספו וריכזו מידע בעבור הדוח ולכל אלה שהתקשרתם אליהם וביקשתם מהם באופן דחוף לעזוב הכל ולהשלים פיסת מידע כזו או אחרת – בעיקר כי בללעדיהם לא הייתם מצליחים להשלים את כתיבת הדוח וגם כי מעתה והלאה – הם ירגישו שותפים לקידום התחום. ראוי להודות גם לספקים החיצוניים – כל אותם גורמים שמלווים את העבודה, מעניקים עצות מקצועיות ולעיתים אף משמשים משענת ברגעים קשים.

 הפקת לקחים: גם פה אתם לא לבד. כדאי לקיים הפקת לקחים הנוגעת הן לתהליך והן לתכני הדוח עם כל השותפים הפנימיים והחיצוניים, כדי שבפעם הבאה יהיה אף טוב יותר.

תכנית עבודה: היה מי שאמר כי “סוף הוא תמיד התחלה של משהו אחר” – ואכן סופו של דיווח הוא ראשיתו של תהליך גיבוש תכניות עבודה לשיפור וקידום התחום. הדוח משקף את תמונת המצב של ניהול האחריות התאגידית בחברה, על חוזקותיה וחולשותיה. כדאי למפות את הפערים כפי שבאים לידי ביטוי בדוח, לקרוא שוב את האינדיקטורים של ה- GRI, להיפגש עם הגורמים השונים בארגון ולגבש איתם יחד תכניות עבודה.

 

אני מזמינה אתכם לגלוש אל אתר אחריות תאגידית, להתרשם, להגיב וליצור איתנו ערך משותף: plus.leumi.co.il.

בהצלחה!

שדות חובה מסומנים בכוכבית

תגובתך הועברה לצוות לאומי בלוג ותפורסם לאחר אישורה.

האם אתה מסכים?