שמי נועה ריבל, אני מקדמת מכירות במוקד לאומי Call ואני מכורה, מכורה למכירות. אני לא יודעת איך זה בתחומים אחרים, אבל תחום המכירות, עבורי לפחות, הוא טוטאלי: מכירות, מכירות ועוד קצת מכירות.

קמים עם זה בבוקר, נוסעים עם זה לעבודה, כשעושים מקלחת לילד בערב – חושבים על מכירות. מכירות גם בשישי שבת, וכן, לפעמים גם חולמים על זה.

זה מתחיל במחשבה קטנה, כשאני מתעוררת, על איך יראה יום העבודה שלי? ומהר מאד זה כמו כדור שלג. המחשבה מתגברת מרגע לרגע, ממש בוערת בעצמות ואני מחכה כבר להגיע לעבודה לעוד יום מלא אקשן, רעש (של מחיאות כפיים, עידוד המצטיינים). קדחת מכירות, פשוטו כמשמעו.

אני חושבת שאין איש מכירות ובוודאי שאין מנהל של צוות אנשי מכירות שלא נתקל בשאלה: איך עושים את זה? איך עומדים ביעדים לאורך זמן ושומרים על ההתלהבות והניצוץ של אנשי המכירות? הפתרון שלי עבורם ועבורכם הוא פשוט: יום מיקוד.

מניסיוני, יום מיקוד יכול לשמש ככלי להשגת יעדים או לקידום מוצר/שירות ספציפי. ככל שהיום יהיה מהנה יותר, ההצלחה בהנעת העובדים להשגת היעדים וביצועם תהיה בהתאם. בחרתי לשתף אתכם בהליך שאני עוברת, כאשר אני בונה יום מיקוד לאנשי המכירות. בדגש על המעגל הניהולי.

זה פשוט וקל, יש 4 שלבים על פיהם צריך לעבוד.

שלב ראשון: אבחון –  "אם אתה יודע לאן אתה הולך, אתה כבר בחצי הדרך".

• באיזו מידה ברורה המטרה לכולם? בכל יום מיקוד עלינו להציב מטרה/יעדים, קודם כל לעצמנו ובהמשך למי שייקח חלק בפעילות. אחרי הגדרת היעדים למשתתפים – יש לוודא שהיעדים הינם מאתגרים ויחד עם זאת ריאלים וברי השגה. חשוב שהיעדים יתמקדו במוצר או בשירות ספציפי (מקסימום שניים מכל סוג) ולא יתפזרו על פני כל המוצרים או השירותים המוצעים. תפסת מרובה לא תפסת.

• עד כמה זוהו המשאבים שעומדים לרשותנו? בשלב האבחון חשוב לקחת בחשבון כל פרט שיכול לקדם אותנו לעבר המטרה והיעדים. פרטים כאלה יכולים להיות הדברים הפשוטים ביותר וביום המיקוד חשיבותם עולה פלאים.
  לדוגמא, הצגת יום המיקוד בצורה צבעונית, שתסחוף ותלהיב את העובדים. לוח המודעות לובש את בגדי החג ומתמלא בדפים צבעוניים עם פרטים על יום המיקוד. מסכי טלוויזיה/לוחות/פליפצ'ארט הינם כלים מרכזיים להעברת מסרים לעובדים בצורה בולטת לעין וכמובן שנוכחות המנהלים בשטח לאורך כל היום חשובה וחיונית.

שלב שני: תכנון – ההכנה היא הכל. נח לא התחיל לבנות את התיבה כשהתחיל לרדת גשם.

• באיזו מידה הוגדרו היעדים אם בכלל? (יעדים אישיים/צוותיים) – כשמפרסמים למשתתפים את היעדים ליום המיקוד (קידום מוצר ספציפי או שירות חדש לדוגמא), מומלץ להגדיר יעדים אישיים ויעדים צוותיים. כך נחזק גם את שיתוף הפעולה בין חברי הצוות וגם את התחרותיות האישית. כמו כן חשובה השקיפות מול העובדים: שתפו אותם בקביעת היעדים, ספרו להם מה אתם מצפים מהם ומהי התרומה של כל אחד מהם לארגון הגדול.

• עד כמה נלקחו בחשבון בלת"מים? (בלת"מ = בלתי מתוכנן) – תמיד מומלץ לחשוב באופן חיובי ואופטימי. יחד עם זאת, יש להישאר ריאליים ולקחת בחשבון דברים שעלולים להשתבש. בשנתיים האחרונות למדתי שאין יום מיקוד מושלם. תמיד יהיו שינויים והפתעות של הרגע האחרון ומכל הפתעה כזאת אני למדה ליום המיקוד הבא.
  לדוגמא, בבוקר של יום מיקוד חורף התעוררתי ליום שרבי במיוחד (טיפות הגשם שקישטו את המתחם פתאום נהיו לא רלוונטיות ואפילו מגוחכות.

• האם הכנו תכניות מגירה? בהמשך ישיר לבלת"מים שעלולים לפגוע במהלכו התקין של יום המיקוד, עלינו לחשוב על תכנית מגירה שתעזור לנו להשיג את היעדים למרות השינוי בתכניות. באותו בוקר שרבי פשוט העברתי את המסר "מצננים את הקיץ עם מבול של מכירות".

 

שלב שלישי: ביצוע – יש אנשים שחולמים חלומות, ויש את אלו שנשארים ערים ומשיגים אותם

• באיזו מידה היעד הושג? בשלבים הראשונים הגדרנו את היעדים וכעת ביום הפעילות, עלינו לבדוק האם היעדים האלה הושגו במלואם/בחלקם. ניתן לבדוק זאת ברמת המאקרו – נתונים כלליים, אבל אני ממליצה לרדת לרמת המיקרו – רמת ביצוע הפרטנית של כל עובד.

• האם פעלנו בשיתוף פעולה אפקטיבי עם הממשקים השונים? צריך תמיד לזכור – אנחנו לא לבד. מטרות יום המיקוד חשובות לבעלי תפקידים רבים – לא רק לכם. הפעילו בתבונה את בעלי התפקידים שעובדים אתכם; עשו זאת בנעימות – והתוצאות תהיינה בהתאם. מניסיוני – זה די מאתגר להפעיל לבד כמות גדולה של עובדים בו זמנית. אם הייתי עובדת על רולרבליידס, זה אולי היה אפשרי, אבל במצב הקיים – לא מומלץ. שיתוף פעולה עם הממשקים השונים הוא המתכון להצלחה.

• באיזו מידה בוצעה בקרה במסגרת שלב הביצוע? האם פעלנו בצורה אוטומטית, או שמא היינו מודעים למתרחש במהלך הביצוע? במהלך יום המיקוד אני ערה למתרחש ובעת הצורך מתאימה את הפעילות למצב שנוצר. היעדים יישארו אותם יעדים. מה שיכול להשתנות זו הדרך להשגתם. לדוגמא: תחרות Happy Hour ספונטאנית. כינוס בעלי התפקידים לתדריך ויציאה משותפת לשטח בקול תרועה, העברת נתוני ביניים לעובדים ולמנהלים וכד'.

שלב רביעי: בקרה – "בכישרון רגיל ועם התמדה בלתי רגילה, אפשר להשיג כל דבר"

• סיכום הפעילות, פרסום התוצאות והפקת לקחים – בסיום הפעילות חשוב לסכם את התהליך כולו: החל משלב האבחון, ממשיכים לשלב התכנון וכלה בשלב הביצוע. ניתן להיעזר בעמית לעבודה /מנהל /עובד שלקח חלק ביום המיקוד. הרי דברים שרואים מכאן לא רואים משם.
• חשוב לפרסם את התוצאות בצמוד לפעילות ולתת פומביות לעובדים שבלטו בתרומתם לאורך היום. תתפלאו עד כמה מחיאות הכפיים ולחיצת יד ממנהל בכיר יעשו פלאים ביום המיקוד הבא. הפקת לקחים אפקטיבית היא זו שתלמד אותי מניסיון העבר לטובת שיפור העתיד.

 

אני מאמינה כי תוכלו להתחבר אל הדברים וליישם את המעגל הניהולי בתחומים שונים. זכרו שמדובר ב-4 שלבים בלבד שיהפכו כל החלטה, שעל פניה נראית מורכבת, לפשוטה.

לסיום, אמנם תיארתי הפקת יום מיקוד כתהליך טכני, אך מניסיוני, מה שיהפוך את יום המיקוד מיום טוב ליום מצוין הם החיוך (הוא מדבק, מבטיחה לכם) מצב הרוח הטוב ואנרגיות רבות. העובדים הם השתקפות שלכם – תגיעו נמרצים ונלהבים והתוצאות תהיינה בהתאם.

בהצלחה!