זה קורה כמעט בכל שבוע: אתה מוזמן לקחת חלק בפרזנטציה, במסגרתה מספר חברות מציגות אפשרויות פעולה שונות ומתמודדות במכרז על תקציב קד"מ / שיווק/ פעילות שגובש והופץ חודש קודם, ועתה הגיע שלב ההכרעה בו.

אני יושב שם כלקוח פוטנציאלי, או למען הדיוק כאחד מהנציגים חורצי הגורלות שנשלחו למשימה על ידי הלקוח הפוטנציאלי. עשרות פעמים ישבתי בנסיבות כאלה ויצא לי כבר לראות מגוון מרשים ומדהים של מחשבות יצירתיות ושל קריאטיביות נפלאה.

ברוב המקרים, זה נובע ממאמץ אדיר להיות הכי טובים. ומאידך, שוב ושוב אני נתקל בפרזנטציות של ספקים שונים שפשוט לא מצליחות.

בטור קודם כתבתי על סוד הדברים הקטנים שבגינם תיפול או תצליח פרזנטציה. הפעם אני רוצה להתמקד בתוכן עצמו.

אז החלטתי לעשות מעשה ולנסות לעזור לספקים המתמודדים על מכרזים עתידיים, שעוד יצעדו ברחבי ארגונים שונים וינסו ב-10 דקות להיות הכי טובים שיש ולגרוף עוד ועוד פרוייקטים ועוד תקציבים מאתגרים.

אם אהיה מספיק כן, אומר ששהטור הזה נועד גם לעזור לי עצמי. קחו בחשבון שצפייה בפרזנטציה זו משימה של כרבע שעה. קחו בחשבון שכל פרוייקט מצריך בין ארבע לחמש פרזנטציות, ואת התוצאה תכפילו בשלושה או ארבעה פרוייקטים בממוצע לחודש. את זה תכפילו ב-12 חודשים.

אחרי שסיימתם את כל מלאכת החישוב הזאת, אתם כבר יכולים להבין לבד כמה זמן אני מקדיש לנושא הזה בשנת עבודה אחת ועד כמה חשוב לי אישית, שהספקים השונים יבואו יותר מוכנים ויותר ממוקדים וכך פשוט יחסכו לכולם הרבה כוסות קפה והרבה סבבי היכרות וכיו"ב.

אז בבקשה, הנה רשימת ההמלצות והטיפים שלי לספקים המתמודדים:

• אתם לא חייבים להיות הכי טובים – לא הכי טובים בגוש דן, או בארץ או בעולם, הסיבה פשוטה: בלי להמעיט בערככם, רוב הסיכויים שאתם לא.
  כמעט כל פרזנטציה שנייה נפתחת בשקף או במילים "אנחנו הכי טובים בתחום הזה הזה". עכשיו בואו נחשוב – אם כל מציג שני אומר את זה, מן הסתם משהו פה לא מסתדר, נכון? אז למה להצהיר משהו שברור לכולם שאין לכם באמת מושג אם הוא נכון? בכלל, התנשאות יתר מובילה לציפיות גבוהות ולא ריאליות, ומכאן ליתר לחץ דם לכל המעורבים. אז הצניעו לכת ותצליחו יותר.

• הביאו ניסיון - לא חייבים לקפוץ על כל מכרז ועל כל פעילות. תעשו טוב את מה שאתם טובים בו. תעשו טוב את מה שכבר התנסיתם בו. אם יש ניסיון, הציגו אותו: פרוייקטים קודמים דומים, עבודה עם חברות בענף הרלוונטי, ביצוע פעילות זהה ותוצאותיה.
  זה לא אומר שאף פעם לא צריך להתנסות במשהו חדש, אבל גם כשמתחילים ללמוד לרכב על אופניים, מתחילים עם גלגלי עזר: לוקחים ספק נוסף, מצרפים עוד שותף לדרך, מתמודדים על תקציב ואתגר שקולים ולא רצים עם עיניים גדולות על כל המטרות.

• אל תנסו להיות "מדיי" - הכוונה לחדשניים מדיי, מורכבים מדיי, יצירתיים מדיי. אם הלכתם על כיוון של הפעלת קהל לדוגמא, אז לא חייבים גם להכניס בדרך סרטי תלת מימד עם סרטון אישי לכל משתתף ודירוג של שאר המשתתפים לסרט עצמו שישודר בו זמנית ביוטיוב, בפייסבוק ובאתר ייעודי ויוסרט ישירות על החולצה של כל משתתף שני שלא יירשם בזמן חלוקת המתנות הוירטואלית והטרנס-אטלנטית שתהיה בשעה 14:00.
  הרי בינינו, זה לא ישים, זה כל כך מסובך שבזמן ההצגה הדופק שלכם עלה ל-300 מתוך תקווה שלא ממש תצטרכו לעשות את זה. אתם פשוט בונים על זה שאחרי שיבחרו בכם, תודיעו על קשיי ביצוע "לא צפויים" ותציעו חלופה הגיונית בהרבה. אז עדיף שמראש, כבר בפרזנטציה, תתמקדו במה שישים ואל תגרמו לצופים קשיי הבנה וקשיי אישור בלתי הכרחיים.

• החליטו מה מבדל אתכם ותשדרו את זה – מיקומכם בתור הפרזנטציות לא ממש קבוע: פעם תהיו ראשונים (זה יתרון, כי זה השלב שבו הקהל מצוי בעירנות מירבית, אם כי לפעמים זה דווקא חיסרון). בפעם הבאה תציגו באמצע בין שאר המתמודדים (מצב מאוזן, בטוח אבל נושא תווית של "ילד סנדביץ'") ופעם אחרת אחרונים חביבים (מחד הכי קרובים לרגעי ההכרעה; מאידך מתמודדים על אדי האנרגיה האחרונים בדקה ה-90).
  אז אין מיקום שמבטיח לכם הצלחה במאה אחוז. אם כך, הדרך הכי טובה לבלוט היא להיות שונים, מבודלים בצורת ההצגה (רק זכרו לא להיות "מדיי"), שונים בתמחור (טיפ בתוך טיפ – לקוחות אוהבים בידול שמבוצע בסעיף הזה), או אחרים מבחינת הערך המוסף.
  זה נכון שאחרי כל מצגת ניתן דירוג מיידי, אבל בינינו ההכרעה מתבצעת לרוב בדיון קולני במיוחד אחרי שכולכם הולכים. לכן רצוי שפשוט יהיו לכם יותר אוהדים קולניים מאשר צופים אדישים שפשוט לא נחרטתם בזיכרונם. דרך טובה להצליח היא לתת תחושה שאתם חושבים במונחים של שותפים ולא של ספקים נטו, שאתם מבינים שהכל למעשה מתבסס על דיאלוג, שאתם רוצים להצליח יחד, שאתם שם לא רק נקודתית בשביל משימה אחת בודדת.

• תגיעו עם מי שבאמת רלוונטי – פמליה רבת משתתפים ונציגים לא מקנה הרבה נקודות. זה לא עובד ככה. ביותר מדי פרזנטציות כמות המציגים מצד הספק המתמודד עולה על כמות המשתתפים מצד הלקוחות: מגיעים מנהל הפרוייקטים, התקציבאי, הקופירייטר, אחראי התפעול, העוזר, מנהל התוכן, מנהל קשרי לקוחות והמנהל של מנהל התוכן המתוקצב.
  זה שכמעט כל המשרד שלכם מתייצב, אבל רובם שותקים במהלך הפרזנטציה, מעורר אצלנו, הלקוחות, שאלות: אם מנהל הפרוייקט נמצא כאן ולא מעיז לדבר, מה יהיה בפועל ביישום הפעילות? אם כל כך הרבה אנשים אחראים ומעורבים בפרוייקט, זה אומר שאת כולם התקציב צריך לממן? עדיף שתתרכזו בנוכחות של מקבל ההחלטות מצידכם ושל מציג איכותי. אם ממש נדרש, תציגו גם  גורמים אחרים, אבל בתנאי שיש להם מה לומר ושלדברים שלהם יש משמעות רלבנטית.

אני מקווה שהצלחתי לעשות קצת סדר ולחדד כמה נקודות רלוונטיות. אין ספק שהתמודדות על מכרז והצגת התכולה זה מעמד מלחיץ בכל פעם מחדש. אבל זה גם סוד הקסם, כאשר כל פעם היא כאילו הפעם הראשונה וכל התחלה היא התחלה חדשה.

להתראות בפרזנטציות ושיהיה בהצלחה.