בטור הקודם שיתפתי אתכם ברצון שלי לחסוך מאנשים יקרים, במיוחד בעלי עסקים ומנהלים, טעויות מיותרות בהעברת מצגות, טעויות שבגינן הקהל מתרכז יותר במה שלא הצליח ולא במהות ובתוכן שדווקא כן הוכנו כהלכה.

התמקדתי אז בפרטים הקטנים שנשכחים בקלות כשמעבירים מצגת. הפעם אני מבקש לשתף אתכם בפרטים הקטנים במעטפת של המצגת.

מעטפת? למה הכוונה? לכל מה שמסביב: האולם, הארגון וההכנות. הנה סיפור שיעזור לכם להבין:

הייתי לאחרונה בכנס מקצועי במרכז הארץ. לכנס בוצע מסע יחסי ציבור רחב שבועות רבים לפני המועד הרשמי. ברור היה לכולם שהולך להיות מעניין ומושקע. לא עוד כנס של קפה מאפה ו"מינגלינג" אלא גם כמה שעות של העשרה וסיעור מוחות. על פניו, נשמע מצויין.

רצה הגורל וביום הכנס נפתחו ארובות השמיים. האמת? כבר יומיים לפני הכנס שטפו את ישראל גשמי ברכה בכמות שמעלה חיוך על פני חקלאי הצפון, אך בוודאי מדירה שינה מעיניהם של מארגני כנסים כמו זה שהלכתי אליו.

כשהגעתי למתחם התברר שהצפיפות במקום נוראית. במקום עשרה אנשים סביב שולחן, הצטופפו להם שועי ובלייני כנסים בכל השולחנות, ישובים אחד ליד השני או יותר נכון אחד על השני, כ-20 בסה"כ סביב כל שולחן.

כששאלתי לפשר התופעה החברתית הזו, הוסבר לי שלא מדובר בפרץ רגשות ספונטני אלא בעובדה שבליל האירוע דלפו מים מגג האולם השני ולכן רוכזו כולם באולם אחד וחלק מההרצאות בוטלו.

אל נא תחשבו שאני רוקד על שלולית הגשם, שברור שהביאה את מארגני הכנס לוותר על האולם. עם זאת, האם לא ניתן היה ולא עדיף היה להוציא  מהאולם היבש את כל השולחנות עמוסי מיץ התפוזים ולהושיב את כל הקהל באופן נורמלי בישיבת תיאטרון? כלומר לסדר את השולחנות אחרת? הרי איך אתה אמור להתרכז, שלא נאמר ליהנות, ממצגת והרצאה כשעמיתך היושב לצידך נאלץ לשמש עבורך משענת לאורך כל היום?

הכנס צועד על קיבתו

בכנס אחר אליו הוזמנתי עברתי חוויה מיוחדת שבדיעבד ניתן להפיק ממנה כמה וכמה תובנות. לאחר חלוף שליש מהכנס, שנפתח בארוחת בוקר מפנקת והמשיך בפאנל ציבורי די משמים, הגענו לחלק של הרצאות יחיד מעניינות. פרק זה נפתח בהסבר של אחד המארגנים ואני מצטט:

"מיד יעלו לבמה שלושת המרצים של חלק זה למצגות שייערכו זו אחר זו. אני מבקש  להודיע על שינוי בלוח הזמנים, כך שכל  המרצים יקצרו הרצאתם בעשר דקות במקום עשרים הדקות המתוכננות, מכיוון שארוחת הצהריים כבר מונחת בחוץ ואנו לא רוצים שהאוכל יתקרר".

החזקתי את הכסא בשתי ידיים כדי לא ליפול. הכנס המקצועי הוא למעשה סדנת פיטום! מה חשובה ההרצאה של פרופסור זה או המנהל ההוא? באתם לפה להחכים או ללמוד או להעשיר את עצמכם? מה פתאום, באתם לאכול!

נזכרתי בימי המילואים, בהם אתה נמצא באמצע תרגיל ומחכה רק שהשעות יעברו ותגיע לפריסה בין הנגמ"שים. פריסה של אוכל גורמה מקופסאות טונה וממרחי שוקולד ולקינוח עוגות חנק  אז במילואים האוכל הוא הנושא המרכזי ומהווה עבורך מעין עוגן הצלה והפסקה משגרת היום. אבל כשאני מגיע לכנס מקצועי, אני בא בעיקר לשמוע מה חדש. אם נדרש לי אוכל, היו בטוחים שאדע להסתדר ואמצא כבר בית קפה ראוי.

רס"ר הכנס למעשה פספס: במקום להרוויח נקודת זכות על הקדמת הארוחה, הוא הפגין זילות במרצים ובהרצאות וזכה לציניות מהקהל.

אז מה ניתן ללמוד מזה?

אם כך, הנה כמה מסקנות וטיפים לארגון כנס / מפגש /מצגת מוצלחים. אם אתה עומד לערוך פרזנטציה או כנס ללקוחותיך הקפד על:

• בדיקת המתחם וארגונו טרום מועדי ההרצאות.
• וודא שקיימת תכנית מגירה סבירה למקרה של שינויים במזג האוויר, או במקרה של היעדרות פתאומית של מרצה, או כל שיבוש אחר שנובע מכוח עליון.
• הקפד על לוח זמנים הגיוני שניתן ליישמו, תוך הפגנת נימוס וכבוד כלפי המרצים והקהל.
• האוכל והאירוח חשובים ומהווים מרכיב בהצלחת הכנס, אך אל להם להפוך לחזות הכל.
• ארגון צורת הישיבה באולם ומיקום המסך והמקרן.
• זרימת קהל האורחים בהפסקות.
• תיאום לוח הזמנים עם כל המרצים.

ותמיד תזכור: כנס גדול, הרצאה קצרה או פרזנטציה מושקעת – לכולם יש קו משותף אחד: כולם יקומו או ייפלו על הפרטים הקטנים.

בהצלחה!